Comment modifier une liste déroulante dans Google Sheets


Découvrez comment modifier les options de la liste déroulante dans Google Sheets, modifier manuellement les éléments de la liste ou modifier le contenu d’une plage de cellules.

Deux images: (à gauche) Liste déroulante des éléments A, B, C, D. Flèche dessinée à la main de la liste à l'image (à droite) avec les détails de validation des données, flèche pointant vers les détails de l'élément de liste saisis manuellement.

Image: Andy Wolber / TechRepublic

Une liste déroulante permet d’accélérer la saisie et de normaliser les données dans une feuille Google. Sélectionnez une cellule, choisissez un élément dans la liste et passez à votre prochaine tâche. Que vous utilisiez Google Sheets dans un navigateur Web de bureau ou dans l’application mobile Google Sheets sur Android ou iOS, vous bénéficiez d’une saisie rapide et précise des données. Pour savoir comment ajouter une validation de données à une ou plusieurs cellules, voir: Comment créer une liste déroulante dans Google Sheets.

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Parfois, les options des listes déroulantes doivent changer. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter un nouveau produit, service ou option, ou vous devrez peut-être supprimer une option qui n’est plus nécessaire. Quelle que soit la raison pour laquelle vous utilisez une liste déroulante (personnes, lieux ou objets), vous souhaiterez peut-être modifier les options proposées à différents moments.

Étant donné que Google Sheets comprend deux façons de créer une liste déroulante, la méthode que vous utilisez pour modifier les options de la liste déroulante varie. Les étapes suivantes expliquent comment modifier une liste de données entrée manuellement, ainsi que comment modifier une liste créée à partir du contenu d’une plage de cellules. Dans les deux cas, vous devrez d’abord ouvrir la feuille de calcul Google et vous devrez également avoir un accès en modification à la feuille et aux cellules que vous souhaitez modifier.

Remarque: Vous pouvez modifier une liste déroulante dans Google Sheets dans un navigateur Web de bureau ou dans l’application Google Sheets sur Android.

VOIR: G Suite: trucs et astuces pour les professionnels (Téléchargement TechRepublic)

Comment modifier une liste déroulante saisie manuellement dans Google Sheets

1. Cliquez ou appuyez sur pour sélectionner la ou les cellules avec le paramètre de validation des données que vous souhaitez modifier.
2. Dans un navigateur Web, choisissez Données | La validation des données. Dans l’application Google Sheets Android, appuyez sur le menu à trois points disposés verticalement en haut à droite, puis appuyez sur Validation des données.
3. Dans un navigateur Web, modifiez la liste des éléments dans la zone de texte à droite du champ Critères (Figure A). Modifiez le texte pour ajouter ou supprimer des éléments comme vous le souhaitez et assurez-vous de séparer chaque élément par une virgule.

Figure A

Capture d'écran des options de validation des données, avec des éléments déroulants (à droite du champ Critères) séparés par des virgules.

Dans un navigateur Web, sélectionnez une ou plusieurs cellules, choisissez Données | Validation des données, puis modifiez le texte dans le champ Liste des éléments. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer vos modifications.

Dans l’application Google Sheets Android, appuyez sur + Ajouter, saisissez du texte pour ajouter un élément, puis appuyez sur la coche à droite du champ lorsque vous avez terminé (Figure B). Répétez le processus pour chaque élément que vous souhaitez ajouter. Pour supprimer un élément, appuyez sur un élément affiché, puis appuyez sur la touche de suppression.

Figure B

Captures d'écran qui montrent la séquence: sélectionnez les cellules, sélectionnez le menu à trois points, puis Validation des données, puis modifiez les options de la liste ou ajustez la plage.

Dans l’application Google Sheets Android, sélectionnez une ou plusieurs cellules, puis appuyez sur les trois points disposés verticalement (à gauche), sélectionnez Validation des données (au milieu), puis modifiez les éléments de la liste (en haut à droite) ou ajustez la plage de la liste (à droite – bas).

4. Une fois les modifications terminées, cliquez ou appuyez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications aux cellules sélectionnées.
5. Cliquez ou appuyez sur l’une des cellules modifiées pour afficher la liste déroulante modifiée, puis vérifiez que le contenu modifié s’affiche comme prévu.

Comment modifier le contenu d’une liste déroulante à partir d’une plage dans Google Sheets

1. Accédez à la section de votre feuille de calcul Google contenant les cellules qui contiennent la plage spécifiée pour la validation des données.
2. Modifiez le contenu de ces cellules si nécessaire pour modifier les éléments déroulants affichés (Figure C). Après avoir modifié chaque cellule, la liste déroulante de validation des données affichera automatiquement les nouvelles données une fois sélectionnées.

Figure C

Capture d'écran d'une cellule qui affiche quatre éléments déroulants, avec une plage de cellules illustrée à droite qui contiennent chacune les données source (par exemple, cellule I26: élément A, I27: élément B, I28: élément C, I29: élément D, indiqué dans la cellule C26 sous la forme de 4 options déroulantes différentes).

Si votre validation de données tire le contenu des cellules de la plage, modifiez le contenu des cellules de cette plage pour modifier les options. (Cela ne changera pas le contenu des données entrées précédemment; cela ne changera que les options affichées pour les futures modifications ou entrées.)

3. Après avoir modifié les cellules, cliquez ou appuyez sur pour afficher la liste déroulante et vérifiez que le contenu s’affiche correctement.

Comment ajuster la plage dans Google Sheets

Si le nombre d’options que vous devez afficher a changé, vous devrez modifier la plage de cellules spécifiée. Par exemple, si le nombre d’éléments est inférieur, réduisez la plage pour éviter d’afficher des options vides; ou, si le nombre d’éléments doit augmenter, élargissez la plage spécifiée pour vous assurer que toutes les options s’affichent.

1. Cliquez (ou appuyez sur) pour sélectionner la ou les cellules avec le paramètre de validation des données que vous souhaitez modifier.
2. Dans un navigateur Web, choisissez Données | La validation des données. Dans l’application Google Sheets Android, appuyez sur le menu à trois points disposés verticalement en haut à droite, puis appuyez sur Validation des données.
3. Dans le champ Plage, modifiez la plage pour indiquer la feuille et les cellules qui contiennent les options de liste déroulante souhaitées (Figure D). Par exemple, si la plage d’origine était « Sheet1! I26: I29 », vous pouvez la modifier en « Sheet1! I26: I28 » pour réduire la plage d’une cellule, ou en « Sheet1! I26: I30 » pour augmenter la plage d’une unité. cellule.

Figure D

Google Sheets sur le bureau avec l'écran Données> Validation des données affiché, avec la plage de Sheet1! I26: I29 comme plage actuelle. « Src = » https://tr2.cbsistatic.com/hub/i/r/2020/02/06 /7c147393-64a4-4148-b503-ab17a3af9b0c/resize/770x/93aa7c08bd60796c8fe8ba81b9945668/modifyrange-browser.jpg »/></span><noscript><span class=Google Sheets sur le bureau avec l'écran Données> Validation des données affiché, avec la plage Sheet1! I26: I29 comme plage actuelle. »/></span></noscript></a><figcaption>
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Pour les champs de validation des données qui dépendent du contenu des cellules d’une plage, vous devrez peut-être ajuster la plage lorsque vous modifiez le nombre d’options. Par exemple, pour ajouter une option, vous devez étendre la plage.

4. Cliquez ou appuyez sur Enregistrer pour conserver votre plage ajustée. Comme toujours, cliquez ou appuyez sur la cellule modifiée pour vérifier que la modification s’affiche comme souhaité.

Quelle est votre expérience?

Quelle méthode utilisez-vous le plus souvent pour valider les données dans Google Sheet: une liste saisie manuellement ou une liste créée à partir du contenu d’une plage de cellules? Quel type d’informations recueillez-vous généralement dans les cellules où vous utilisez les options déroulantes? Faites-le moi savoir, soit dans les commentaires ci-dessous, soit sur Twitter (@awolber).

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Auteur de l’article : manuboss